briefing agence

Hoe Een Communicatiestrategie Beknopt Te Houden?

Uw project toevertrouwen aan een communicatiebureau betekent niet dat u het overal carte blanche geeft. Het heeft een gemeenschappelijke draad, rails die het leiden, precieze verwachtingen. Bij het minste misverstand tussen de onderneming en haar communicatiebureau wordt de hele communicatiestrategie op de proef gesteld. Soms is het weer vierkant. Gezien haar vitale rol is het belangrijk om haar communicatiebureau te informeren om het effectiever te maken. Hoe doen we dat? Welke aanvliegmethodieken moeten worden gevolgd? De antwoorden in het volgende bestand.

Waarom een briefing schrijven?

Beter, effectiever en meetbaar werk

Om een zichtbaar en tastbaar kwaliteitsresultaat van een communicatiebureau te hebben, is de briefing het referentiehulpmiddel voor het bedrijf. Met andere woorden, het is de basis van een succesvolle communicatiecampagne, omdat het dient om uw ideeën en de communicatieacties die u wilt uitvoeren over te brengen. Hoe duidelijker en duidelijker de standpunten van het bedrijf, hoe beter het communicatiebureau in staat zal zijn om de problemen te identificeren en een aangepaste marketingstrategie te implementeren.

Bespaart tijd en geld

Een herhaalde actie genereert verliezen die zich snel kunnen opstapelen voor het bedrijf, zowel in kosten als in tijd. Als de doelstellingen en verwachtingen van meet af aan eenvoudig en duidelijk op papier worden gezet, zal het communicatiebureau in korte tijd een relevant resultaat bereiken. De tijd nemen om een briefing te geven voorkomt tijdverlies achteraf. Bovendien moet de onderneming haar koers bepalen en niet impulsief van gedachten veranderen. Goede samenwerking en wederzijds respect zijn de sleutels tot succes.

Eerlijker loon

De beloning van een communicatiebureau is mede afhankelijk van het resultaat. Dit principe geldt alleen als beide partijen het eens zijn over het verwachte resultaat. Vandaar dat het belangrijk is een briefing op te stellen waarin de werkelijke prestatiedoelstellingen worden vastgelegd, die bovendien kwantificeerbaar moeten zijn. Tegelijkertijd worden misverstanden tussen de verschillende afdelingen van het bedrijf vermeden: financiën en marketing.

De basis

Laat u schriftelijk briefen

Enerzijds stimuleert alleen de redactie het bedrijf om na te denken over de eigen verwachtingen. Anderzijds is een schriftelijke briefing een gemeenschappelijke ondersteuning voor de vergaderingen, het opstarten en de follow-up van het project. Het zorgt er ook voor dat belanghebbenden op de hoogte zijn van de verwachte resultaten. In combinatie met een mondelinge briefing is de schriftelijke briefing natuurlijk des te effectiever omdat het bureau om meer details kan vragen of zijn standpunt kan naar voren brengen. De schriftelijke briefing is des te meer aan te bevelen als het bedrijf met meerdere communicatiebureaus werkt. Bovendien kunt u uw keuzes consolideren met de managers van het bedrijf en last-minute wijzigingen die worden geïnitieerd door een afdeling buiten de afdeling vermijden. Stroomopwaarts moet de briefing de instemming hebben van alle betrokkenen alvorens te worden voorgelegd aan het agentschap. Een alternatief is het schrijven van een mediakit.

Duidelijk

Het is niet nodig om een lange en saaie briefing te schrijven waarbij je het risico loopt in de war te raken en dezelfde dingen te herhalen. Het volstaat dat het essentiële zo eenvoudig en duidelijk mogelijk wordt gedefinieerd. Zoals de naam al doet vermoeden, moet de briefing kort zijn. Het moet alleen bevatten wat relevant is, waarschijnlijk om creativiteit en interesse op te wekken. Uiteraard kan aanvullende informatie worden bijgevoegd.

Definieer specifieke doelstellingen

Door het hebben van bedrijfsgeoriënteerde en kwantificeerbare doelstellingen is de briefing gemakkelijker te begrijpen. Hiervoor is het meer dan cruciaal om zwart op wit te zetten wat het bedrijf echt verwacht, de strategie die het denkt te gaan volgen… dus het resultaat kan alleen maar beter zijn

De inhoud van de briefing

Achtergrond

De context bestaat uit drie essentiële elementen:

  • Over het bedrijf: geef de meeste informatie over het bedrijf: beschrijving, strategisch beleid, SWOT-analyse…
  • De markt: informatie verstrekken over de concurrentieomgeving, het gedrag van de consument ten aanzien van het product, het geschatte aantal klanten, de communicatiekanalen en de gebruikte media, zowel door het bedrijf als door de markt…
  • Het product :
    – Geef details over het product: beschrijvingen, voordelen…
    – Geef ook details over de geschiedenis van het merk: communicatieplan, evolutie van de omzet en evaluatie van eerdere communicatieplannen in termen van kwaliteit.

Doelstellingen

De briefing van de schriftelijke agentschappen heeft twee doelstellingen:

  • Op bedrijfs- en marketingniveau
    – Verhogen omzet
    – Vergroten van de doelgroep
    – Verkeer genereren op internet
    – Verhogen van het aantal distributeurs, enz.
  • Op het niveau van de communicatie
    – Het merkimago verbeteren
    – Het vonken rente
    – De naamsbekendheid verhogen door mond-tot-mondreclame, enz.

Streefdoel

Beperkt u niet tot de gebruikelijke criteria (leeftijd, gezins- en beroepssituatie, geografische ligging, persoonlijkheid, enz. Het is belangrijk om een bredere kijk te hebben en te proberen jezelf in de plaats van je doel te stellen. Wat zou een bepaald publiek kunnen aanmoedigen of hinderen om het product te kopen? Kortom, de studie van psychologie en consumentengedrag met betrekking tot een vergelijkbaar product (inzichten) is noodzakelijk.

Op zoek naar antwoord

Dit zijn acties die door consumenten worden ondernomen nadat zij via de boodschap of reclamecampagne zijn bereikt. Dit antwoord moet een echte verandering teweegbrengen.

Bericht

De reclameboodschap moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Het moet zijn stempel op de consument hebben gedrukt.

Belofte

De boodschap moet gebaseerd zijn op een coherent en reëel argument, maar moet ook emoties oproepen. Zo is het altijd beter om een “historisch” deel, getuigenissen van tevreden klanten, een klein geschenk of zelfs de deelname van een beroemdheid die vertrouwen heeft in het merk, enz. te ontwerpen.

Gereedschap meten

Het bedrijf moet vooraf de methoden bepalen die zullen worden gebruikt om de prestaties van de campagne te meten, de dienst die ervoor verantwoordelijk is en de tijd om verder te gaan. Vervolgens wordt een vergadering georganiseerd met het communicatiebureau om de gebruikte meetinstrumenten uit te leggen: verkoop- of omzetmonitoring, kwalitatieve of kwantitatieve testen, enz.

Te gebruiken media

Afhankelijk van het doel, zijn gedrag, zijn gewoonten, zijn levensstijl, moet je het meest geschikte medium vinden, de toon om te adopteren… Het doel is om de juiste mensen op het juiste moment te bereiken. Als u meerdere media gebruikt, is het belangrijk om na te denken over de rol van elke media.

Beperkingen

Om zich niet te mengen in de rol van het communicatiebureau, moet het bedrijf zich beperken tot het geven van eenvoudige instructies. Om het “wow”-effect te bereiken, is het essentieel om de creativiteit van het agentschap vrijheid te geven.

Praktische regelingen

De schriftelijke briefing dient drie belangrijke praktische aspecten te vermelden:

  • Begrotingsvraagstukken. Vanaf het begin moet het budget dat aan elke fase van de campagne wordt toegewezen door het bedrijf worden bepaald om de totale kosten te optimaliseren. Het kan gedefinieerd worden in functie van het resultaat. Er is echter een alternatief dat erin bestaat het communicatiebureau te vragen naar het budget dat nodig is om een kwantificeerbaar resultaat te hebben.
  • De tijdlijn. Het is het beste om een tijdschema op te stellen met de belangrijkste referentiepunten, d.w.z. data voor tests, levering(en), verspreiding onder de media, betaling van facturen. Hieraan kunnen focusmeetings e.d. worden toegevoegd.
  • De specifieke kenmerken van elk project. Rekening houden met de juridische, ethische en administratieve beperkingen voor bepaalde campagnes en met name voor bepaalde soorten producten.

Wanneer alle punten de toestemming van het communicatiebureau of minstens van de belangrijkste gesprekspartner hebben gekregen, moet u de schriftelijke briefing ondertekenen om de machine te starten!

Ons advies voor een kwaliteitsbriefing

Breng de mensen die betrokken zijn bij het project samen voor de opdracht.

Nog voordat de opdracht is opgesteld, moeten alle actoren bijeenkomen, inclusief de besluitvormers binnen de onderneming, om zoveel mogelijk meningen en standpunten te hebben, om alle details te bespreken, met name begrotingsdetails, waarover de managers en de betrokken dienst het vaak oneens zijn.

Wees zo specifiek mogelijk

Precisie is de basis van een goed memorandum. Elk aspect, elk deel van de taakomschrijving moet zo gedetailleerd mogelijk zijn om insinuaties en misverstanden te voorkomen.

 

Maak een samenvatting aan het einde van uw mandaat

Voor een optimale bruikbaarheid moet de opdracht een herinnering en samenvatting van de verwachte doelstellingen bevatten. Het doel is natuurlijk om tijd te besparen door te voorkomen dat de volledige inhoud op de geringste actie browsen.

Ontmoet uw agentschap

Telkens wanneer het agentschap een vraag heeft of om opheldering vraagt over een punt, moet het bedrijf aanwezig zijn en de nodige antwoorden geven om de resultaten zo goed mogelijk aan zijn verwachtingen te laten beantwoorden.

Controleren of de opdracht is begrepen

De beste manier om na te gaan of de opdracht is begrepen, is het houden van een vergadering (persoonlijke of videoconferentie). Er zal dus nog tijd zijn om twijfels, onduidelijke punten en verschillen van inzicht aan te pakken.

De keten van gesprekspartners tot een minimum beperken

Te veel mensen geven informatie vaak verkeerd weer. Derhalve dienen alleen de betrokken partijen bij de korte vergadering aanwezig te zijn.

Blijf in contact met uw agentschap om hun vragen te beantwoorden

Om effectief te zijn, moet het agentschap genoeg tijd hebben om een eerste versie van de verwachtingen van het bedrijf te produceren. Zodra deze stap is voltooid, is het noodzakelijk om een presentatiebijeenkomst te organiseren om standpunten uit te wisselen, om bepaalde aspecten die zullen leiden tot succes te verbeteren.

Of: Deel Uw Ervaring Op De Sortlist Blog!

Leave a Comment