Mettre en place un pitch d’agences efficace

Vous rencontrez des problématiques marketing que vous souhaitez solutionner en travaillant avec LA bonne agence ? C’est une bonne démarche mais attention de ne pas vous lancer inconsciemment et sans préparation!

En effet, trouver l’agence la plus pertinente n’est pas une mince affaire. Pour résoudre cela, un pitch d’agences nécessite une bonne dose de préparation afin d’être efficace. Heureusement, nous avons préparé tout ce que vous devez savoir sur le sujet.

Vous souhaitez une Checklist à appliquer directement ? Celle-ci se trouve en bas de la page!

Les valeurs d’une “belle compétition”

Avant de rentrer dans les détails d’un bon pitch d’agences, il convient d’en décrire le contexte et la raison de prêter attention à son bon déroulement.

De nombreux malentendus et abus se sont déjà produits et se produisent toujours dans la relation entre annonceurs et agences. L’appel d’offres, aussi appelé pitch d’agences, demande du temps et des ressources financières pour les deux parties. Ces abus sont donc préjudiciables autant pour l’annonceur que pour les agences.

Voilà pourquoi les associations d’annonceurs et agences ont désiré y remédier en publiant divers guides et chartes. Ainsi, une charte de belle compétition a été créée par différentes associations d’annonceurs et agences (AACC, ADC, ANAé, Le SYNTEC conseil en relations publics, l’UDECAM et l’UDA) insistant sur des valeurs pour des compétitions à la fois:

  • Transparentes: L’appel d’offres est caractérisé par une transparence au fil des différentes étapes. Les informations données sont les mêmes afin que chaque compétiteur soit sur un même pied d’égalité.
  • Responsables: Les annonceurs et agences s’engagent de manière responsable pendant les différentes étapes ainsi que par rapport aux coûts que le processus implique.
  • Sincères: Les annonceurs et agences sont sincères dans le processus d’appel d’offres.

Vous l’aurez compris, l’objectif est de permettre une relation saine entre annonceurs et agences. Cette charte est un document unique que les parties prenantes peuvent signer, assurant alors leur engagement dans ces 3 valeurs. Cette charte de belle compétition peut également être utilisée dans une optique de responsabilité sociétale des entreprises.

Les bonnes pratiques d’un pitch d’agences

Après avoir mis en contexte les valeurs d’une belle compétition, autant désirée par les associations d’agences que d’annonceurs, nous pouvons maintenant passer concrètement aux bonnes pratiques d’un pitch d’agences.

  1. Comprenez réellement la définition d’un pitch

L’avantage principal de ces consultations avec compétition est que cela vous permet d’avoir une idée de la façon dont les agences voient votre projet. Avant de vous engager contractuellement, vous aurez donc l’occasion de vous familiariser avec leurs méthodes de travail et visions.

Cependant, il est indispensable de se rappeler qu’un appel d’offre est un moyen de sélection et non une fin en soi. En effet, cette sélection ne correspond pas à la réalisation de projets en tant que tel. Vous imaginez bien que les agences non sélectionnées auront alors subi une énorme perte de temps et d’argent. Il est donc recommandé de ne pas aller trop loin dans le processus. Le guide UDA-AACC insiste d’ailleurs sur le fait que cette sélection avec compétition a pour but de choisir le partenaire, pas d’avoir une campagne “clé en main”.

De plus, prenez le temps de comprendre le fonctionnement d’une agence  et sa dynamique avec l’annonceur. Cela vous permettra d’aborder une collaboration fluide. L’agence ne sera plus un voile obscur pour vous!

  1. Important : La qualité du brief écrit

Confier un projet à une agence de communication ne signifie pas lui donner carte blanche sur tout. Elle a besoin d’un fil conducteur, de rails qui la guident. C’est là qu’entre en scène le brief, impératif à mettre en place pour informer correctement les agences.

  • Que doit comprendre ce brief ?

Le brief doit comprendre toutes les informations pertinentes à propos de votre entreprise, vos objectifs stratégiques ainsi que ceux de votre projet. Le pitch réalisé par les agences pourra alors teaser le briefing, donner une idée de la manière dont l’agence voit la réalisation du projet. Afin d’être équitable, le brief doit être le même pour toutes les agences en compétition.

  • Voyez le briefing comme un gain de temps et d’argent

Une action maintes fois recommencée génère des pertes tant en termes de coûts que de temps, pouvant vite s’accumuler. Si d’emblée les objectifs et les attentes sont définis clairement par écrit, les agences de communication arriveront à un résultat pertinent. Prendre le temps de faire un briefing évite d’en perdre par la suite, aussi bien pour vous que pour les agences.

  • Soyez clairs

Il n’est pas nécessaire de rédiger un long et ennuyeux briefing où l’on risque de s’embrouiller et de répéter les mêmes choses. Le briefing ne doit contenir que ce qui est pertinent, susceptible d’éveiller la créativité et l’intérêt mais également les objectifs business quantifiables. Indiquer votre budget pour la réalisation du projet est également essentiel. Naturellement, l’on peut mettre en annexe des informations supplémentaires.

Si vous désirez plus de conseils efficaces pour réaliser votre brief, consultez notre article spécifiquement dédié à ce sujet.

  1. Établissez les 3 règles du jeu

Maintenant que vous avez réalisé un bon brief et défini précisément ce que vous désirez, vous pouvez maintenant établir les règles du pitch d’agences.

  • L’objet:

L’objet correspond au briefing que vous avez réalisé : Qu’attendez-vous exactement de la part des agences, quel est l’objectif ?

Ensuite, précisez jusqu’à quelle étape de projet de campagne les agences doivent aller pendant la compétition. Comme précisé ci-dessus, gardez en tête que la compétition est une méthode de sélection, pas une réalisation de campagne en soi.

  • Le temps accordé:

Déterminez quelle marge de temps les agences disposeront pour préparer leur pitch. À moins que votre projet soit urgent, laissez-leur le temps de se préparer correctement. Précisez également le temps qu’elles auront lors de leurs présentations et le délai que vous prendrez ensuite pour choisir l’agence qu’il vous faut.

  • Indemnisation ou non des agences:

Cette règle est essentielle. Clarifiez dès le début si vous prévoyez une indemnisation des agences non retenues.  Cela permet aux agences d’éviter des mauvaises surprises et de ne pas les mettre dans une situation fâcheuse.

En effet, l’objet de compétition que vous avez établi peut demander du temps et de l’argent aux agences. Les indemniser est un signe sérieux que vous lancez et la garantie que l’agence se préparera sérieusement pour vous proposer un beau projet.

  1. Effectuez une shortlist préalable

Réalisez le pitch avec un nombre d’agences réduit. En effet, mettre un trop grand nombre d’agences en compétition est le risque d’avoir des agences non réellement pertinentes, ne vous correspondant pas.

De plus, un grand nombre d’interlocuteurs implique de consacrer beaucoup plus de temps à l’appel d’offres. Garder un nombre limité vous permettra de rester en contact avec elles et d’être productif pour répondre à leurs interrogations. À l’inverse, un nombre trop limité d’agences ne vous permettra pas d’avoir différents points de vue et une bonne comparaison. Un bon équilibre est donc à trouver.

Vous avez besoin d’aide pour effectuer votre sélection d’agences de manière efficace ? Nous serions ravis de vous fournir une shortlist adaptée à vos besoins.

  1. Confidentialité et droits d’auteurs

Les droits d’auteurs représentent une problématique de plus en plus importante, surtout à l’heure du digital. L’ACC (association of communication companies) a d’ailleurs publié des guidelines  utiles à ce propos avant, pendant et après la relation avec l’agence.

Afin d’informer correctement les agences, vous allez leur confier des éléments par rapport à votre entreprise, votre marché, vos objectifs. Il est nécessaire pour vous de vous protéger en rendant ces informations confidentielles, c’est-à-dire que l’agence ne pourra pas utiliser vos informations dans son propre intérêt. Mettre cela par écrit est recommandé.

De l’autre côté, les propositions qui vous seront faites par les agences resteront confidentielles. Vous ne pouvez pas utiliser les pitchs des agences non retenues, elles restent leur propriété intellectuelle. Déterminez également ce que vous ferez des document transmis lors des différents entretiens.

  1. Déroulement de la compétition et choix

Le moment de la présentation des propositions des agences arrive. Le processus doit se faire dans un cadre juste et les parties prenantes importantes doivent toutes être présentes. Il est également conseillé de consulter les propositions des agences dans un même laps de temps. Par exemple, prévoyez les présentations le même jour pour être dans un même état d’esprit. Jugez-les également sur base de critères définis et objectifs. Gardez toujours en tête les valeurs de transparence, responsabilité et sincérité.

Pensez à communiquer dès que possible votre choix aux différentes agences.

  1. Feedback aux agences

Lorsque vous avez choisi votre agence, expliquez lui les raisons de votre choix, ce qui vous a plu dans son plan d’action afin de continuer sur la même voie lors de la réalisation concrète du projet.

Prenez également le temps d’expliquer aux agences non sélectionnées pourquoi vous ne les avez pas repris. Gardez en tête qu’elles auront passé du temps pour vous. En vous comportant de manière professionnelle, vous aurez une bonne image dans le network des agences (le bouche-à-oreille a une grande importance) et pourquoi pas envisager une future collaboration avec elles pour d’autres projets!

Votre Checklist pour le bon déroulement d’un Pitch d’agences

Première étape: avant le lancement du pitch d’agences

  • Informez-vous sur les bonnes pratiques d’un pitch, saisissez sa définition réelle, ses avantages.
  • Comprenez comment fonctionne une agence de marketing/communication. Il est également important de saisir la dynamique entre l’annonceur et l’agence.

 

Seconde étape: Le lancement du pitch d’agences en tant que tel

  • Établissez votre brief: Avez-vous précisément détaillé votre besoin, ce que vous voulez ? Avez-vous décrit le contexte de votre entreprise ?
  • Établissez les 3 règles du jeu: Sur base du briefing, quel sera précisément l’objet du pitch que les agences prépareront ? Jusqu’à quelle étape du processus devront-elles aller? Combien de temps accorderez-vous aux agences ? Les indemniserez-vous?
  • Effectuez une Shortlist préalable. Avez-vous bien uniquement sélectionné les agences pertinentes ? Un nombre d’agences réduit pour le pitch vous permettra de mettre plus facilement en place celui-ci.
  • Discutez de la confidentialité des différents documents et informations que vous transmettrez aux agences.
  • La pitch de chaque agence est arrivé : Jugez-les de manière objective, dans les bonnes conditions et en respectant toujours les valeurs de transparence, sincérité et responsabilité.

 

Troisième étape: Après le processus du pitch

  • Donnez votre feedback à l’agence sélectionnée mais également à celles non sélectionnées. Pensez à garder de bons rapports, restez professionnels.
  • Appliquez ce que vous avez promis: Respect de la confidentialité entre les différentes parties, rémunération des agences, etc.
  • L’heureuse agence a été choisie! –> Il est temps de démarrer votre aventure avec elle!

Les valeurs de transparence, sincérité et responsabilité ont-elles imprégné chacunes de vos étapes ?

 

Checklist illustrée d’un exemple

Je suis en charge du marketing dans une entreprise et nous sommes à la recherche d’une agence pour développer notre visibilité en ligne via la création d’un site internet.

Première étape: avant le lancement du pitch d’agences

  • L’idée de choisir une agence via un appel d’offres avec compétition semble parfait. En effet, nous pourrons comprendre comment différentes agences envisagent ce projet avant de s’engager contractuellement avec elles. Nous avons compris que le déroulement d’un pitch ne signifie pas une campagne clé en main, mais un aperçu de la manière dont les agences voient les projets.
  • Afin d’appréhender au mieux une relation avec les agences, nous nous informons pour comprendre la manière dont les agences fonctionnent ainsi que la dynamique annonceur-agence.

Recherche d’information et bonne connaissance du pitch V Vert

Seconde étape: Le lancement du processus de pitch d’agences

  • Un briefing clair est réalisé en interne. Nous expliquons dans le brief le contexte de l’entreprise, son marché, compétiteurs, l’idée que l’on se fait du projet (ton et ambiance désiré du site web). Nous disposons d’un budget de 20.000€ afin d’avoir différentes fonctionnalités (charte graphique par exemple).

Brief précis et clair V Vert

  • Les 3 règles du jeu sont établies:

Objet: En fonction de mes attentes et mon budget, elles me proposeront chacunes un projet de site web qui leur semblent pertinent. Ainsi, elles ne vont pas réellement me créer un site web (pas d’achat de nom de domaine etc.).

Temps: Après avoir sélectionné les agences compétentes pour le pitch, elles auront 1 mois pour me proposer un projet.

Les agences non sélectionnées auront droit à une indemnisation. C’est un message fort et sérieux que j’envoie aux agences.

Les 3 règles du jeu ont été établies V Vert

 

  • J’ai effectué une Shortlist préalable. Ainsi, uniquement les agences pertinentes pour mon projet, me convenant sur différents critères (localisation, compétences, etc.) ont été retenues. Elles sont au nombre de 4, un nombre adéquat pour avoir différents points de vue tout en ayant le temps d’avoir un bon contact avec elles.

Shortlist préalable d’agence V Vert

 

  • Toutes les informations concernant mon entreprise, mes concurrents et mon profil transmis aux agences resteront confidentiels. Elles ne pourront pas les utiliser ultérieurement à leur avantage. De plus, les projets proposés par les agences non sélectionnées resteront leur propriété intellectuelle. Tout cela a été mis par écrit pour éviter toute confusion.

Problématique de confidentialité et droits d’auteurs abordée V Vert

 

  • La présentation de chaque agence arrive: Une journée a été consacrée à cela, elles viendront toutes nous présenter leurs idées. Nous les évaluons de manière objective, selon les différents critères tout en faisant attention si le “courant passe” entre nous.

Les agences ont été jugées de manière juste V Vert

Troisième étape: Après le processus du pitch

 

  • LA bonne agence a été sélectionnée! Nous donnons notre feedback aux différentes agences ayant pris le temps de participer à ce pitch d’agences en prenant soin de souligner les aspects positifs.

Agence sélectionnée et feedback donnés V Vert

 

  • Nous respectons nos différents accords concernant la confidentialité et droits d’auteurs. Les différentes agences sont rémunérées pour le temps passé sur nos projets.

Respect de nos accords V Vert

 

  • L’heureuse élue est choisie.. Nous commençons notre projet!

Lancement de la procédure contractuelle avec elle V Vert

 

Transparence, sincérité et responsabilité ont imprégné chacunes des étapes

Conclusion

En conclusion, le déroulement d’un bon pitch d’agences nécessite de suivre différentes bonnes pratiques pour être optimal. Les valeurs de transparence, responsabilité et sincérité doivent imprégner chacune de ces étapes. N’hésitez pas à vous renseigner à ce propos et consulter les différents guides disponibles que nous avons mentionnés.

 

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