En Sortlist, ayudamos a 300 compañías por semana a encontrar la agencia adecuada. Para cumplir con esta misión, estudiamos cada uno de los proyectos que las empresas comparten con nosotros. Después de examinar tantos proyectos y enviárselos a las agencias, hemos detectado algunos patrones interesantes y nos gustaría compartir pequeños consejos e ideas con vosotros.

El aspecto más importante que nunca debería ser ignorado es, cuánto más completa y exhaustiva es la información que aparece en el briefing, más probable es que la empresa encuentre un socio relevante y, por lo tanto, obtenga resultados sólidos una vez finalizado el proyecto. 

Por suerte para ti, no sólo conocemos tu futura agencia, sino que también sabemos cómo puedes escribir un briefing que maximice tus resultados. 

Después de leer este artículo, sabrás exactamente qué información debe figurar en el briefing y por qué debe debe aparecer. 👇

El objetivo del briefing

Escribir un briefing es un desafío, porque nos exige plasmar la idea que tenemos en la cabeza de una forma resumida y entendible para el resto de personas.

Piénsalo de esta manera: eres cliente de un restaurante, cualquier motor de búsqueda que estés usando es el camarero que toma tu pedido, y las agencias son los cocineros. 

En nuestro pequeño escenario, el cliente pide un plato de pasta y no da más información. Después de todo, su visión de la pasta es bastante clara y para él, pasta = espaguetis a la boloñesa. 

A partir de esa información, el camarero va a la cocina, mira a todos los cocineros disponibles que hay en la cocina y elige a Gordon: el maestro cocinero de la farfalle con pesto. ¿Por qué? Porque en la mente de este camarero, pedir pasta = farfalle con pesto. 

Gordon cocina el plato, se lo da al camarero y la comida se entrega al cliente. 

¿Qué sucede? 

  • Gran decepción por parte del cliente, porque lo que se le está entregando no coincide con lo que había imagina que sería su cena. 
  • El camarero se siente mal porque hizo todo lo que pudo basándose en la información que tenía para dar la mejor atención al cliente. 
  • El cocinero no está contento porque complacer a la gente con su comida es lo que le hace levantarse por la mañana y lo siente como un fracaso. 

Cambiemos el escenario, e imaginemos que el cliente no sólo pidió pasta, sino que le dijo al camarero que lo que realmente quería era un plato de espaguetis con salsa de tomate mezclada con ajo, aceite de oliva, carne de ternera y queso parmesano. El cliente también le dice al camarero que le gustaría que la pasta estuviera bien cocida, no al dente, hecha en 30 minutos porque tiene prisa y tiene que coger un tren. Además, le gustaría poder tomar una copa de vino tinto para esperar la comida. 

En este escenario, debido a que la información es abundante, todas las partes están contentas con el proceso: 

  • El cliente obtiene exactamente lo que tenía en mente.
  • El camarero puede elegir al mejor cocinero basándose en toda la información que tiene, que ya no es Gordon, sino Ramsay. 
  • El cocinero sabe exactamente lo que tiene que hacer, y hacer felices a los clientes le hace feliz. 

Escribir un briefing para encontrar la mejor agencia es como pedir comida en un restaurante, y la clave aquí es que la gente no puede saber o adivinar lo que está en nuestra mente. Ser claro y preciso sobre lo que queremos es una necesidad absoluta. 

La única manera de obtener exactamente lo que quieres de una agencia es explicar de la manera más detallada posible cuáles son tus expectativas. Y para facilitarle ese trabajo, hemos elaborado un listado con todos los elementos que deben figurar en dicho briefing. 

Elementos para elaborar un buen🔥 Briefing

Ahora que sabes que tu solicitud tiene que ser lo más precisa posible para que podamos satisfacer tus necesidades, aquí está la información que hace que un briefing sea excepcional. 

La primera característica que debe figurar en el briefing tiene que ver con los plazos: ¿Cuál es el plazo de entrega de tu proyecto? ¿Cuándo necesitas que se haga? ¿Cuánto tiempo tiene la agencia para entregar resultados y cuál es el flujo de trabajo esperado? ¿Deseas enviar el briefing, hablar con la agencia y luego recibir el trabajo, o deseas reunirte semanalmente con la agencia?

Así como un cocinero necesita saber lo que espera el cliente, la agencia necesita saber exactamente lo que necesitas. Por ejemplo, si estás buscando una agencia de redes sociales, ¿qué necesitas? ¿Una estrategia global? ¿Gestión de tus cuentas en Instagram o LinkedIn? ¿Necesitas que la agencia elabore sólo la estrategia o también el contenido? ¿Vas a encargarte de la promoción del contenido, o quieres que la agencia publique en tus cuentas por ti? ¿Busca una agencia que te asista o deseas delegar completamente?  El punto aquí es explicar exactamente lo que quieres que la agencia haga por ti. Tenga en cuenta que esto afectará a tu presupuesto. 

Hacer que un proyecto sea un éxito cuesta dinero, y no todas las agencias cuestan lo mismo. Con el fin de encontrar el socio que mejor se adapte a tus necesidades, necesitas saber exactamente cuánto dinero estás dispuesto a invertir. Por eso, la tercera información que debe figurar el briefing es su presupuesto.  Además, debes tener en cuenta que dependiendo de la naturaleza del proyecto que estés llevando a cabo, el método de pago no será el mismo. Si necesita la ayuda de una agencia para crear una página web o realizar un evento, lo más probable es que se proceda con un pago por proyecto. Sin embargo, si necesitas ayuda con las redes sociales o con estrategias de Relaciones Públicas, en ese caso las agencias a menudo le pedirán una cuota mensual (fee). No olvide que la mayoría de las agencias trabajan por horas, y que la cantidad de personas que trabajan en el proyecto también afectará los precios. 

Basándose en esa información, el briefing ideal explica cuál es el presupuesto, pero también qué tipo de pago se prefiere. 

Tu briefing también debe explicar el objetivo del proyecto que desea llevar a cabo. Ya que ese es, un principio básico de motivación, saber porqué hacemos algo crea más compromiso y ayuda a las agencias a ofrecer más valor a los clientes. Además, explicar el objetivo de tu proyecto, el por qué de él, puede hacer que las agencias se sientan identificado con él. Esto resultará en una colaboración más fuerte, y por lo tanto en la consecución de mejores resultados, ya que existiría un alineamiento entre el objetivo de la empresa y la agencia. 

También es importante explicar la ubicación. ¿Dónde se encuentra la empresa y cuáles son los objetivos de tu proyecto? Este aspecto es importante porque el público al que te dirijas cambia según el país y la región. Por ejemplo, si estás planeando un cambio de marca en Alemania, sería mucho más difícil para una agencia española o francesa ayudarte, en comparación con una agencia alemana, porque los primeros no conocen realmente el mercado alemán y su gente. Si nos dices dónde está tu empresa y el público al que planeas dirigirte, podremos ofrecerte las agencias que mejor se adapten a tus necesidades. Ten en cuenta que trabajar a distancia también puede reducir costes. 

La siguiente información que necesaria sería saber es el criterio de selección. ¿Cómo quieres que sea la agencia? ¿Necesita ser joven y fresca o con experiencia? ¿Necesita ser una agencia especializada? ¿Existen idiomas obligatorios que la agencia deba dominar? Y así sucesivamente. 

Indicar cómo debe ser la agencia es una cosa importante, pero hablar de tu empresa es aún más importante. Una startup no necesitará la misma agencia que un grupo internacional. Cuanto más sepamos de tu empresa, mejor podremos asesorarte y ayudarte a encontrar la agencia adecuada. Al igual que un sastre, necesitamos conocerte para ofrecerte lo que mejor se adapte a sus necesidades. 

En resumen

Esperamos que este artículo haya sido de utilidad y que esos conocimientos le ayuden a escribir briefings de gran calidad. Aquí encontrarás una lista resumen de toda la información que debe figurar en dicho briefing:

  • ¿Cuánto tiempo tienes?
  • ¿Cuál es tu presupuesto?
  • ¿Qué esperas de la agencia? 
  • ¿Cuál es el objetivo del proyecto? 
  • ¿Dónde se encuentra la empresa y a qué público se dirige?
  • ¿Hay algún criterio de selección que te importe?
  • ¿Puedes decirnos más sobre tu empresa?

Para más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del chat o consultar nuestro centro de ayuda. 

¿Tu próximo proyecto está en camino? Comienza a escribir tu briefing aquí y te ayudaremos a encontrar la mejor agencia de inmediato! 

Categorías: Marketing

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