checklist réunion

Comment faire une réunion efficace : checklist

Pour mener à bien une réunion, il existe quelques points qui sont loin d’être anodins. Ce billet vous permettra d’organiser avec minutie votre réunion et faire en sorte qu’elle soit efficace. C’est un outil utile à une bonne communication interne.

1. Qui sont les participants ?

Pour une réunion d’entreprise, il est fréquent que d’autres personnes extérieures viennent participer à la réunion. Tout le personnel au complet peut ne pas y assister. Il est donc important que vous sachiez quelles présences sont obligatoires et quelles présences sont facultatives.

Réalisez une liste exhaustive de tous participants et une autre liste des intervenants.

2. Confirmer la disponibilité des participants

  • Il est possible et tout à fait convenable de consulter les personnes par mail, par téléphone, pour leur rappeler l’existence de la réunion et confirmer leur présence.
  • En cas de nombreux participants, vous pourrez utiliser des outils collaboratifs comme Doodle ou bien un agenda partagé.
  • Il est aussi recommandé d’envoyer une invitation formelle une fois que la date, l’heure et le lieu ont été choisis. Éventuellement, vous pouvez aussi ajouter une durée estimative pour une meilleure organisation de leur emploi du temps. Il n’est pas rare que les participants le demandent aussi.

3. Préparer le déroulement de la réunion

Un ordre du jour est indispensable. Il constituera la liste des personnes présentes et des intervenants, les documents utilisés (à demander aux intervenants). Ensuite, il faudra communiquer l’ordre du jour à tous les participants : qui fait quoi, qu’est ce qu’il faut pour appuyer les interventions, etc.

4. De quoi a-t-on besoin ?

Ici, ce sera purement matériel.

  • Il est important de réserver à l’avance la salle après avoir eu le nombre de participants. De même pour la table et les bancs.

Les supports informatiques, très utiles comme outils communication interne : projecteur, ordinateur, micros (plusieurs en cas de débat), connexion WiFi, tableau blanc, blocs-notes, stylos, etc. Cela peut sembler bête, mais il n’est pas rare que les participants oublient d’apporter de quoi écrire.

  • Les besoins de conforts : de l’eau, des verres, des assiettes si une collation est prévue avant ou après la réunion, un ou plusieurs ventilateurs.

5. À vérifier dans la salle juste avant la réunion

Deux ou trois jours avant la réunion, appelez votre locateur de salle pour confirmer sa disponibilité effective. C’est aussi le moment de laisser quelques consignes comme la disposition des chaises, etc.

Une ou deux heures avant la présentation, il est aussi rassurant de s’assurer que tous les matériels fonctionnent bien.

 

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